Há algum tempo, a automação de processos deixou de ser uma exclusividade de empresas multinacionais ou de grande porte. No Brasil, esse movimento ganhou força com o avanço da transformação digital e a necessidade de reduzir custos operacionais, especialmente diante de um cenário econômico desafiador e altamente competitivo.
Hoje já está mais do que claro que qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande, e de todos os setores, que deseja crescer no país e sem ser engolida pela concorrência, precisa começar a pensar em como automatizar seus processos para economizar tempo e dinheiro.
Nesse contexto, a automação com RPA (“robotic process automation” ou “automação robótica de processos”) tem se tornado um aliado indispensável para muitas organizações, graças ao seu potencial de realizar tarefas repetitivas, maçantes e que levam muito mais tempo quando feitas por humanos.
No entanto, sabemos que para empresas que estão dando seus primeiros passos na automação, os desafios na implementação de RPA, principalmente em se tratando de escalabilidade, muitas vezes podem significar uma barreira.
Hoje em dia existem diferentes métodos de automação que atendem a diferentes necessidades que uma empresa possa ter, e ferramentas como o Bitrix24 se destacam por oferecer, além de CRM, recursos de automação de processos e gerenciamento de tarefas. Com elas, é possível criar fluxos automáticos para simplificar operações e ganhar eficiência, facilitando a escalabilidade da automação mesmo para empresas que estão começando.
Já o RPA é justamente o sistema que utiliza bots (robôs de software) para automatizar processos por meio de regras pré-definidas.
No Brasil, a automação com bots vem crescendo exponencialmente, e a perspectiva é animadora para a área tecnológica no país. Isso porque, no ano passado, o governo lançou um conjunto de ações para o avanço da indústria, que totaliza R$ 186,6 bilhões em investimentos.
Mas, para começar a falar dos desafios encontrados para a implantação de projetos de RPA, é melhor partirmos do princípio e entender o que é esse sistema exatamente.
Supere os desafios de escalabilidade do RPA em empresas brasileiras com o Bitrix24. Conheça estratégias de governança, infraestrutura e capacitação para uma automação eficiente.
Conheça as soluções certas!Em poucas palavras, o RPA é uma tecnologia que utiliza robôs de software para automatizar processos empresariais, e normalmente é usado para agilizar fluxos de trabalho e atividades repetitivas realizadas por humanos. Essas tarefas podem ser as mais variadas, desde emitir notas fiscais, preencher formulários, fazer cálculos e realizar auditorias, até transferir arquivos e extrair dados.
Um sistema de RPA nas empresas funciona por meio de interfaces de usuário e de APIs, e uma série de regras pré-estabelecidas. Em linhas gerais, o que ele faz é integrar e executar diferentes processos em várias aplicações, interagindo entre elas.
Um erro comum com relação ao RPA é pensar que ele, por si só, é uma aplicação de inteligência artificial (IA). Na verdade, ele funciona orientado por processos e utiliza a robótica inteligente para seguir fluxos pré definidos que replicam atividades realizadas por humanos. Dito isso, é importante que fique claro que a implantação de projetos de RPA normalmente aproveitam a IA para trabalhar conjuntamente. Desse modo, é possível expandir ainda mais as capacidades de automação de processos em casos em queonde é necessário um uso mais complexo.
Existem diferentes maneiras de usar um RPA: a assistida, a não assistida e a híbrida.
A assistida normalmente é utilizada como um assistente para humanos com atividades que se repetem constantemente e precisam ser feitas todos os dias, rotineiramente. Nessa forma de utilização, os bots são projetados para atuar conjuntamente com pessoas, oferecendo auxílio em tempo real.
A não assistida, por outro lado, funciona de maneira independente, atuando sem nenhuma intervenção humana. Esse modo de automação de processos geralmente é mais utilizado e traz mais benefícios para processos de IT, de back-office e para integrar diferentes aplicativos.
Por fim, o modo híbrido, como o nome sugere, combina ambas as formas anteriores, possibilitando que robôs e humanos interajam e colaborem em atividades do dia a dia. A híbrida costuma ser mais adaptável à realidade de sistemas empresariais mais complexos, já que trazem mais benefícios ao combinar a agilidade e a eficácia da automação com uma tomada de decisão mais humanizada.
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Sem um marco claro de governança, a implementação de RPA pode acabar se tornando desorganizada, com a criação de bots duplicados ou com pouca eficiência. Por isso, é importante estabelecer políticas e delegar responsabilidades para a criação, a implementação e a manutenção dos bots. Além disso, é indispensável identificar e priorizar quais processos podem ser elegíveis para a automação inteligente, já que nem todos são aptos para isso.
Para poder escalar com mais eficiência, as empresas também precisam estabelecer um Centro de Excelência (CoE) de RPA, uma equipe centralizada encarregada de definir as melhores práticas, a governança e os padrões técnicos de automatização em toda a empresa. Sem um CoE, os esforços de RPA podem terminar isolados e difíceis de gerenciar.
A limitação na integração da automação aos sistemas já existentes na empresa é também um dos principais desafios do RPA no momento de implementar esse tipo de sistemas digitais. Isso normalmente ocorre quando a empresa não possui uma boa infraestrutura tecnológica, o que também pode implicar falta de recursos em nuvem ou orquestração.
Se a isso adicionamos a falta de compatibilidade entre sistemas, isso pode resultar em falhas no processo, como atrasos na implementação e aumento de custos de desenvolvimento. Além disso, à medida que aumenta o número de bots, é inevitável a necessidade de uma infraestrutura mais robusta e uma arquitetura escalável para suportar a carga de trabalho.
Uma equipe com pouco conhecimento técnico pode ser um dos grandes desafios na implementação de RPA. Nesse cenário, oferecer treinamentos para que os funcionários possam entender melhor como funciona a automação de processos robóticos é fundamental, principalmente se a empresa adota a forma assistida ou híbrida. A resistência da força de trabalho a novas tecnologias costuma ser comum, principalmente se não estão habituados ao mundo digital.
Esse, inclusive, é um dos principais desafios das empresas brasileiras nesse cenário, já que menos de 30% dos trabalhadores do país têm habilidades digitais, o que acaba limitando as empresas de aproveitar os benefícios da automação.
A pouca familiaridade com as ferramentas e o medo de serem substituídos pela automação inteligente são causas frequentes dessa resistência, por isso, é muito importante que exista uma comunicação fluida com os colaboradores. Deixar claro quais são os benefícios de utilizar o RPA nos processos da organização é fundamental. Com o tempo, os membros da equipe entenderão que a automação robótica de processos está aí para ajudá-los a terem mais produtividade e realizar menos tarefas repetitivas e cansativas no seu dia a dia.
Outro obstáculo comum encontrado pelas empresas na escalabilidade do RPA ocorre quando a automação é implementada isoladamente, sem estar alinhada aos objetivos estratégicos da empresa e aos seus processos de negócios. Nesse contexto, bots podem ser criados para solucionar problemas pontuais, porém, não vão contribuir significativamente para os resultados de longo prazo.
A falta de um planejamento integrado pode gerar uma desconexão nas iniciativas, repetição de esforços e desperdício de tempo e dinheiro. Para evitar isso, o RPA precisa estar inserido em um plano de transformação digital mais amplo, com metas bem definidas e alinhadas às prioridades da empresa.
Apesar de muitas vezes ser um grande desafio, a adoção de processos de RPA traz muito mais soluções que problemas. Tudo é uma questão de estratégia. E essas são algumas delas:
Criar um CoE é fundamental na implementação de um sistema de RPA, porque basicamente é ele quem tomará as decisões, fará seu gerenciamento geral e será a cabeça detrás da escala de RPA. Nele, devem estar os times de operações e TI, já que o CoE tem a incumbência de criar a cultura e a mentalidade de automação na empresa, algo fundamental para a estratégia de RPA.
O CoE também será o responsável pela definição e análise das métricas de seguimento, sempre considerando os custos e o ROI. As pessoas que fazem parte desse centro de excelência determinarão os processos com base em métricas fundamentais e mapas básicos, e deverão desenvolver um modelo de custos de todo o processo, incluindo os gastos de software e hardware e suporte técnico.
Uma estratégia de automação sustentável se caracteriza pela capacidade de crescimento a longo prazo e pelo compromisso ético com os trabalhadores. Nesse contexto, o conceito de sustentabilidade se estende a sistemas adaptáveis que minimizam os desperdícios de recursos e reduzem erros.
A capacidade de um sistema de crescer com as necessidades do negócio sem precisar de reestruturações completas é fundamental. E as plataformas baseadas em nuvem e arquitetura flexível são essenciais para isso. Também é importante lembrar que as soluções rápidas não são sustentáveis com o passar do tempo, por isso, um planejamento cuidadoso evita gastos desnecessários com atualizações caras.
Integrar a solução de RPA a tecnologias como IA e aprendizado de máquina (machine learning) é fundamental para potencializar a escalabilidade da automação. Essas integrações permitem o acesso a novas ideias e possibilidades, e fazem com que os bots aprendam e se adaptem a diferentes situações. Essa combinação resulta em processos mais inteligentes, ágeis e eficientes, e pode aumentar a capacidade de resposta da empresa às constantes mudanças do mercado.
Investir em capacitar e treinar a equipe é crucial para assegurar a escalabilidade nas estratégias de RPA. Um time bem treinado pode identificar com mais facilidade novas oportunidades de automação e adotar soluções de forma mais eficiente. A capacidade de solucionar problemas de maneira ágil e o conhecimento sobre as melhores práticas de automação são atributos básicos para manter a escalabilidade do sistema de RPA.
Por isso, é importante criar um plano de comunicação que faça com que os funcionários se tornem mais resilientes em inovação, contando de maneira transparente sobre as mudanças que a empresa sofrerá. Também é fundamental entender qual é o papel de cada pessoa na empresa para desenvolver um plano de aprendizagem eficaz e oferecer um conteúdo de capacitação fácil de entender e de aplicar.
O gerenciamento de mudanças e a governança são pontos fundamentais para assegurar a escalabilidade em uma estratégia de automação com RPA. Definir processos de governança e políticas claras facilita a implementação de automações futuras e sustentam o alinhamento entre as partes interessadas, minimizando riscos e garantindo que a automação seja sustentável e escalável com o passar do tempo.
Como mencionamos anteriormente, apesar dos desafios do RPA, os benefícios que elea traz na agilidade e na eficiência de processos, no aumento da produtividade das equipes, na redução de custos, no processamento de dados, entre outros, são imensuráveis. Mas não é só isso: a efetividade da implementação de um projeto de RPA se torna ainda maior se combinada com outras ferramentas e aplicações tecnológicas normalmente utilizadas pelas organizações.
Integrar uma solução de RPA a uma ferramenta de Power BI, por exemplo, possibilita atualizações em tempo real de dashboards de dados coletados por bots. Já nas integrações com sistemas web, o RPA interage na navegação, acessando plataformas, extraindo, preenchendo e realizando o processamento de dados repetitivos e o controle de acesso. Uma conexão com sistemas ERP, por outro lado, possibilita automatizar processos financeiros, como a emissão de notas fiscais e a conciliação de pagamentos.
Outro exemplo é a integração do RPA com um CRM, que permite automatizar o cadastro e a atualização de dados dos clientes, agilizando o atendimento comercial e reduzindo erros humanos.
Essa capacidade de integração é um valor agregado que facilita a ampliação da automação para diferentes áreas da empresa, garantindo que o crescimento da adoção do RPA seja sustentável e totalmente alinhado com as necessidades reais do negócio.
Depois de ler o artigo, ficou claro que os desafios na implementação de RPA são inevitáveis quando uma empresa decide investir em automação, especialmente se busca atingir a escalabilidade de forma consistente. Questões como infraestrutura inadequada, resistência dos colaboradores e dificuldades de integração com outras aplicações são somente alguns dos problemas com RPA que podem comprometer o ROI quando a automação de processos robóticos não é estudada minuciosamente antes de sua adoção.
Por isso, com planejamento adequado, é possível transformar esses obstáculos em oportunidades de melhoria. Estabelecer um Centro de Excelência, adotar padrões técnicos claros para os fluxos de trabalho e integrar o RPA a outras ferramentas corporativas contribui para criar uma base sólida e sustentável. Assim, a automação não se limita a resolver necessidades pontuais, tornando-se um recurso estratégico para o crescimento das organizações de todos os tamanhos e setores.