Depoimentos

"O principal benefício não é nem a redução dos custos. A maior vantagem da automação é que ela nos permite aumentar a escala do nosso negócio, cumprir prazos e melhorar a qualidade da construção. Se tentássemos construir 100 casas por ano sem o Bitrix24, simplesmente não conseguiríamos."

Ilya Kuklin
Diretor de Tecnologia, RNR


O Diretor de Tecnologia Ilya Kuklin e o Gerente de Marketing Maxim Kolpakov compartilham como eles implementaram o Bitrix24 na construtora RNR.

Nossa empresa está no mercado desde 2001. Fomos os primeiros a trazer a tecnologia canadense de construção de estruturas com vigas em I para a Rússia. Essa tecnologia é usada para criar e ajustar os principais elementos de uma casa no local de produção. Posteriormente, a equipe de construção monta a casa no local da obra como se fosse um Lego.

Nós utilizamos três tecnologias diferentes para a construção de casas: a estrutura com vigas em I, madeira compensada e concreto armado. A maioria dos nossos clientes prefere dois tipos de casas: de 150 a 200 m2 e com mais de 200 m2. Durante a temporada de construção, construímos de quarenta a cinquenta casas, e planejamos construir muito mais. Para o crescimento futuro, é muito importante desenvolver processos eficientes de negócios.

  • Ilya Kuklin: "O setor de construção (devido à complexidade tecnológica e ao longo período de edificação) fica atrás de outras indústrias (por exemplo, vendas e logísticas). Hoje em dia, terminar a construção de uma casa alguns meses depois do planejado é uma prática comum no ramo. Mas seguindo a tendência geral de aceleração de todos os processos (por exemplo, o Uber oferece um táxi em 3-5 minutos), os clientes exigem um comprometimento estrito com os prazos e maior transparência. Isso nos fez querer otimizar os processos do nosso negócio."

Em determinado momento, percebemos que não cresceríamos se não automatizássemos todos os processos do negócio e mostrássemos transparência. Nós estávamos sofrendo perdas, atrasando o período de construção e perdendo clientes, até que um incidente finalmente nos forçou a implementar um sistema de gerenciamento de negócios. Devido ao erro de um contratado, perdemos 30% de lucro em um projeto.

No estágio inicial da construção, os empreiteiros cometeram um erro na instalação do isolamento. Esse erro foi descoberto muito mais tarde, quando já era impossível descobrir por que havia ocorrido. Toda a documentação estava espalhada em diferentes lugares: em inúmeras pastas no disco rígido e na nuvem, em arquivos do Word e do Google, e em conversas por e-mail e WhatsApp.

Encontrar as causas do erro estava simplesmente fora da realidade.

É bastante inconveniente trocar o encarregado geral no meio da temporada de construção. Então, ele foi repreendido, mas continuou trabalhando para a empresa. Seu erro nos custou mais de RUB 400.000 (aproximadamente US$ 7.000), e tivemos de reembolsar esse valor com nosso próprio lucro.

Após esse incidente, percebemos que não poderíamos continuar fazendo negócios desse jeito. Precisávamos acompanhar todos os processos – todas as tarefas de cada estágio. Precisávamos identificar os erros em estágio inicial, quando seu conserto não custaria milhares de Rublos. Além disso, queríamos garantir que os fundos fossem gastos conforme planejado, não arrancados do nosso bolso (uma prática comum no setor de construção).

Então, começamos a buscar a solução certa entre os serviços on-line. Primeiramente, modelamos o funcionamento de um sistema ideal que resolveria todos os nossos problemas. Elaboramos uma lista de exigências razoavelmente extensa – cerca de vinte no total. As três primeiras são flexibilidade, mobilidade e capacidade de criar seus próprios cenários de uso.

  • Ilya Kuklin: "Acaba que não havia tantos serviços SaaS adequados para nós no mercado. Basicamente, nos ofereciam soluções locais “em peso”, mas sem aplicativos para tablets e telefones. O preço de implementação era a partir de RUB 3 milhões (US$50.000). Considerando o risco de que o sistema pudesse não funcionar para nós, não estávamos prontos para gastar essa quantia de imediato.

    Por fim, optamos pelo Bitrix24. Ele nos deu bastante espaço para personalização e a capacidade de funcionar na nuvem e em dispositivos móveis. O Bitrix24 pode ser verdadeiramente chamado de mil e uma utilidades entre os sistemas de gerenciamento de negócios. É uma ferramenta que possui tremendas capacidades de regulagem, especialmente se você souber utilizar corretamente."

Por que precisamos do Bitrix24?

O setor de construção é um dos mais incertos que existem. E não apenas em relação aos recursos financeiros, que tendem a “desaparecer” durante a execução da obra. Os próprios processos do negócio são especialmente complicados e confusos. Muitas ações precisam ser feitas no momento. Além disso, muitas coisas dependem de fatores externos, por exemplo:

  • a previsão do tempo para um dia em particular
  • o tipo de estrada (asfalto ou de terra)
  • a confiabilidade dos fornecedores
  • a qualidade dos materiais de construção

Muitos outros fatores que interferem na construção de uma casa poderiam ser acrescentados. Cada casa também requer mais de mil itens de construção, os quais são oferecidos por mais de 100 fornecedores.

A construção de uma casa pode ser dividida em 30 estágios distintos. Cada um envolve de 50 a 60 tarefas que são realizadas por uma equipe de 12 a 15 pessoas (isto é, um engenheiro, um arquiteto, empreiteiros e fornecedores). No total, é preciso realizar de 1.500 a 1.800 tarefas e redigir mais de 500 documentos de apoio para se construir uma casa... apenas uma casa.

Quando 40-50 casas são construídas simultaneamente, cerca de 75.000 tarefas precisam ser concluídas durante a temporada de construção (de maio a outubro).

Todos os processos precisam estar sob controle: a compra dos melhores materiais pelos melhores preços, a entrega em segurança e no prazo, o pagamento de faturas, o monitoramento do tempo e o uso da tecnologia, para só mencionar alguns.

Mas incidentes também ocorrem.

  • Ilya Kuklin: "Aqui está um simples exemplo. Estávamos esperando a entrega de algumas janelas por parte de um fornecedor com quem trabalhamos há muitos anos. O gerente diz que o caminhão com as janelas já partiu e está a caminho. Após duas horas, ele telefona dizendo que o caminhão com as janelas quebrou e que teríamos de esperar a chegada de um outro. O tempo passa, e o caminhão não chega...

    Por fim, descobrimos que o caminhão não havia ido a lugar algum. O fornecedor não teve tempo de processar o nosso pedido e estava tentando ganhar tempo.”Essa situação não é uma exceção, mas a predição de todas as emergências dificilmente é possível. E é por isso que você precisa de uma ferramenta capaz de prever o tempo de construção, acompanhar atrasos e encontrar as causas das falhas no prazo de entrega."

Quando um dos empreiteiros soube que iríamos inserir o Bitrix24 (por sinal, o mesmo cujo erro nos custou RUB 400.000), ele ficou chocado: “Vocês vão controlar todas as minhas ações agora? Vão saber exatamente onde estou e qual tarefa estou fazendo?”. Posteriormente, ele enviou um pedido de demissão.

WO Bitrix24 ainda não havia sido implementado e já estávamos sofrendo perdas, mas nós sabíamos que teríamos benefícios no futuro.


Etapas de implementação

1. No Bitrix24, programamos todas as tarefas que precisam ser concluídas para se construir uma casa. Havia 1.800. Os realizadores e responsáveis foram atribuídos a cada tarefa. O mais importante é que combinamos essas tarefas em um único algoritmo.

  • Ilya Kuklin: "Por exemplo, no Bitrix24, o arquiteto marca a tarefa ‘Preparar o conceito arquitetônico’ como ‘Concluído’. Após isso, o Bitrix24 cria automaticamente a tarefa ‘Verificar o conceito arquitetônico’ e a atribui ao engenheiro e ao gerente de contas. Quando o engenheiro e o gerente concluem essa tarefa, a próxima tarefa é criada: ‘Obter aprovação do cliente’.

    De acordo com o algoritmo dado, todas as 1.800 tarefas são geradas uma após a outra. Qualquer funcionário, a qualquer momento, sabe em qual data deve concluir qualquer tarefa! Ele não precisa ficar se perguntando: Qual é a próxima tarefa? O que devo fazer agora? Basta olhar o Bitrix24 e realizar as tarefas que já foram geradas para ele."

Nós estabelecemos um prazo para cada tarefa. Se a tarefa não for concluída a tempo, todas as partes interessadas são notificadas. Também temos uma estimativa aproximada de quando cada fase da construção será concluída (isto é, quando a fundação é preenchida, as paredes são levantas, a laje é batida). Se um estágio sofre atraso, o sistema recalcula automaticamente o intervalo de tempo de todas as etapas subsequentes.

2.  Nós amamos os filtros. Utilizamos para acompanhar as tarefas em atraso e separadas por cada funcionário. Também podemos acompanhar os atrasos de obras específicas ou da parte dos fornecedores.

Por um lado, isso nos ajuda a concentrar na prevenção de atrasos. Por outro, analisamos a causa dos atrasos e reajustamos os processos do negócio.

3.  Também controlamos o processo de construção diretamente no sistema. Os empreiteiros são obrigados a enviar fotos e vídeos do local para que o engenheiro esteja ciente do que está acontecendo. Agora podemos ir ao local da obra duas ou três vezes menos, pois é possível controlar a maioria dos processos de forma remota.

4. O processo de pagamento foi simplificado. Nós recebemos nove tipos diferentes de pagamento dos nossos clientes.

Por exemplo:

  • Pagamento dentro de 30 dias após a assinatura do contrato
  • Pagamento adiantado antes do início de um estágio
  • Pagamento após a construção das paredes do segundo andar
  • Pagamento final após a conclusão de certo estágio

Há mais cinco formas de pagamento. Levando em consideração que construímos de 40 a 50 casas simultaneamente, são realizados de 100 a 120 pagamentos todos os meses. É muito difícil acompanhar todos eles. Agora tudo é automático.

Por exemplo, quando o empreiteiro termina as paredes do segundo andar e marca essa tarefa como “Concluída”, é gerada automaticamente para o contador a tarefa de enviar uma fatura ao cliente.

5.  Nós armazenamos toda a documentação vigente na nuvem. O projeto de uma casa pode sofrer várias alterações, e todos os funcionários devem ter acesso imediato à versão atual de toda a documentação de um projeto.

O link para a pasta com a versão mais recente do projeto é adicionado automaticamente a cada tarefa. Quando um novo objeto de construção é adicionado ao sistema, uma pasta para cada estágio (com uma estrutura de subpastas pré-definida) é automaticamente criada dentro do disco em nuvem. Isso facilita a vida e ajuda a manter todos os documentos em ordem.


Os resultados da implementação do Bitrix24

O processo de implementação do Bitrix24 levou cerca de 9 meses (e continua até hoje). Temos um especialista responsável pela implementação em tempo integral, mas todos os funcionários essenciais da empresa (o engenheiro, o arquiteto, os gerentes de obra e os empreiteiros) estão envolvidos. A implementação custou RUB 2 milhões (aproximadamente US$ 34.000), com RUB 100.000 gastos na licença do serviço. O restante foi pago ao especialista da implementação, que ajusta o sistema aos processos do nosso negócio.

Já posso dizer que, graças ao Bitrix24, economizamos cerca de RUB 150.000 a 200.000 por mês (US$ 2.500 a US$ 3.500).

Em primeiro lugar, diminuímos a quantidade de atrasos. Em segundo lugar, economizamos dinheiro reduzindo a quantidade de erros. Na construção, é fácil perder RUB 10.000 a 20.000 em despesas incidentais em cada estágio da cada obra. Devido à automação, conseguimos reduzir esses gastos em pelo menos metade.

O principal benefício não é nem a redução dos custos. A maior vantagem da automação é que ela nos permite aumentar a escala do nosso negócio, cumprir prazos e melhorar a qualidade da construção. Se tentássemos construir 100 casas por ano sem o Bitrix24, simplesmente não conseguiríamos.

Muitas empresas são contra as mudanças e querem fazer as coisas “à moda antiga”, mas tenho certeza que elas não têm futuro.


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