Joanne Dinh

The Lost Dogs’ Home é um abrigo para animais, sem fins lucrativos, que cuida de mais de 22 mil cães e gatos todos os anos. Nós buscamos promover o bem-estar de cães e gatos por meio de adoções e conscientização da comunidade. O nosso programa chamado Human Walking é um sucesso reconhecido. O programa muda a perspectiva da comunidade com relação aos animais do abrigo, mostrando que são estes que resgatam os humanos. Nós encorajamos outros abrigos a reproduzir essa iniciativa de adoção em sua localidade através de guias gratuitos e recursos criativos. A nossa iniciativa chamada Pet Licence recompensa o conhecimento de quem tem animais de estimação. Desde 2010, o sistema já ensinou a milhares de visitantes como cuidar de seus cães e gatos –através do site petlicence.com.au.

O intenso fluxo de trabalho motivou nossa busca por uma melhor solução para o gerenciamento dos projetos e documentos. O Britrix24 nos economiza até US$ 1.300 por ano. Essa economia é importante para um departamento de TI NFP com orçamento apertado. A configuração demora um pouco, mas o retorno sobre o investimento se mostra rapidamente. O Bitrix24 é capaz de poupar até 120 horas do tempo que eu passaria fazendo relatórios e gerenciando projetos maiores durante o ano.

É assim que organizamos o nosso trabalho no Bitrix24:

• Nós gerenciamos os nossos projetos no Bitrix24. Cada grupo de trabalho é criado para conduzir um projeto. Os funcionários podem ter seu próprio projeto privado com os devidos recursos de segurança aplicados;
• As tarefas e as listas de tarefas são usadas para gerenciar os afazeres. As tarefas contínuas são transformadas em um template com repetição ativada. A ordem sequencial é controlada pelas datas de início das tarefas. As tarefas são atribuídas a um responsável, e os demais interessados podem receber uma cópia. O criador da tarefa pode gerenciar a pessoa responsável sempre que necessário;
• Gráficos de Gantt são usados para ter uma visão geral do status atual do projeto. As dependências e prazos podem ser ajustados diretamente na janela de visualização do gráfico.
• As comunicações do grupo são publicadas como mensagens, e os participantes podem interagir através de comentários, curtidas, acompanhamentos e outras ações;
• Todos os arquivos relevantes são mantidos em unidades compartilhadas. Os arquivos pessoais são armazenados em uma unidade particular. Com o aplicativo da área de trabalho, os arquivos são sincronizados entre o computador local e as pastas do Bitrix24;
• O aplicativo móvel é utilizado para acessar as informações e conversas do grupo de qualquer lugar.

Os recursos favoritos dependem do papel da pessoa em um projeto, o qual afeta diretamente as atividades em curso. Como coordenadora de projeto, acho o gerenciamento de tarefas com gráficos de Gantt especialmente útil.

• Todas as tarefas, duração e prazo se refletem automaticamente na representação do gráfico de Gantt;
• A data atual em destaque no gráfico de Gantt funciona como um diário. Com os devidos prazos, o progresso pode ser visto e muito bem controlado;
• As tarefas atribuídas a um responsável envia notificações automáticas. Isso reduzir aqueles e-mails incômodos que os gestores principais precisam enviar com a função de lembrar as pessoas de suas responsabilidades.

O gerenciamento de projetos e documentos está funcionando muito bem conosco. Indico o Bitrix24 a todos que ainda estão em busca de uma ferramenta de gestão.