Bitrix24 Blogs

  • Por que o gerenciamento colaborativo de projetos é o caminho do futuro

    Viktoryia Solovyova 03/09/2018 09:06:12 am
    shutterstock_661684180.jpg

    Embora a colaboração sempre tenha sido um aspecto importante do gerenciamento de projetos, em projetos complexos e equipes distribuídas as organizações chegaram a usar "Gerenciamento colaborativo de projetos" como uma solução preferível às estruturas tradicionais.

    O desenvolvimento de softwares personalizados, como o Bitrix24, com ferramentas projetadas para ajudar na colaboração, torna os processos colaborativos de gerenciamento de projetos mais fáceis de serem aproveitadas pelas empresas.


    O que é gerenciamento colaborativo de projetos?

    É uma metodologia de entrega de projetos em que, ao contrário da abordagem tradicional de cima para baixo (em inglês, top-down), a responsabilidade e o gerenciamento do planejamento, execução e entrega de tarefas são descentralizados e partilhados entre os membros da equipe.

    Adotar essa metodologia colaborativa resolve uma das maiores críticas dirigidas à abordagem clássica a gerenciamento de projetos: a última exige que todas as informações e comunicações passem por um único recurso – o gerente de projetos.

    Recursos do gerenciamento colaborativo de projetos

    Ao contrário do gerenciamento de projetos tradicional, com seus processos e sistemas formais estabelecidos, ainda não existe uma maneira padrão de implementar o gerenciamento colaborativo de projetos.

    Dito isto, há um punhado de recursos que todos os esforços bem-sucedidos de gerenciamento colaborativo de projetos têm em comum.

    Equipes Multidisciplinares

    Cada participante envolvido em um projeto tem um lugar à mesa do início ao fim. Dos executivos sêniores ao gerente de projetos e outros funcionários, toda a sua equipe contribui para a tomada e execução de decisões.

    Usando o Bitrix24, os membros de sua equipe têm ferramentas de comunicação em tempo real (seja por meio de mensagens instantâneas, vídeo, bate-papo em grupo ou até mesmo conferências de vídeo com compartilhamento de tela) e são incentivados a contribuir e discutir ideias.

    Com equipes de projeto de vários departamentos funcionais e, cada vez mais, de todo o mundo, as comunicações em tempo real oferecidas pelo Bitrix24 são essenciais para uma colaboração eficaz.

    Malhas de controle

    Projetos complexos são divididos em grupos de trabalho menores. Assim, você pode ter uma visão consolidada de todo o projeto, mas os membros da equipe têm espaços de trabalho em que podem colaborar com base em suas funções, departamentos ou funções no projeto.

    O Bitrix24 suporta esse recurso via grupos de trabalho. É uma comunidade virtual de usuários onde você pode usar essas ferramentas de gerenciamento de projetos como tarefas e calendário, comunicar-se por meio de bate-papo em grupo de trabalho e manter todas as informações relevantes em uma biblioteca de documentos de grupo.

    Aberto e Transparente

    Informações e dados pertinentes ao projeto são acessíveis a cada membro da equipe o tempo todo. O Bitrix24 disponibiliza a documentação, além de fornecer um local centralizado para comunicaçoes e atualizações sobre atividades individuais.

    Como todos os indivíduos estão cientes do escopo e dos objetivos do projeto, eles assumem responsabilidade coletiva pelo acompanhamento do progresso do projeto, garantindo que a entrega esteja no prazo e dentro do orçamento.

    O Bitrix24 facilita isso por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos (por exemplo, gráficos de Gantt, dependências de tarefas, documentos de gerenciamento de carga de trabalho de funcionários, etc.) e um poderoso sistema de gerenciamento de documentos que torna todos os seus arquivos acessíveis aos usuários da sua escolha.

    Por que a colaboração é melhor do que o modelo tradicional

    Na abordagem tradicional de gerenciamento de projetos de cima para baixo, o principal gerente de projeto está no topo do processo e assume a responsabilidade pelo sucesso do mesmo.

    Enquanto outros membros da equipe fornecem informações na perspectiva de suas especializações, o gerente de projeto se encarrega do planejamento do projeto, instrução de cada membro da equipe durante sua execução e monitoramento do progresso para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento.

    Mesmo com o gerente de projetos mais colaborativo, essa abordagem de cima para baixo restringe a comunicação entre equipes e o compartilhamento de ideias. Normalmente, a abordagem tradicional baseia-se em um conjunto de ferramentas obsoletas que refletem seu caráter particular e "fechado". Isso faz com que os membros da equipe tenham visão em túnel, concentrando-se em suas próprias responsabilidades e não em um entendimento de como eles se enquadram no esquema geral do projeto.

    Com a transformação da tecnologia, o crescente uso de recursos remotos (muitas vezes em localizações geográficas completamente diferentes) e projetos cada vez mais complexos, as equipes que dependem da abordagem de cima para baixo e suas ferramentas associadas enfrentam dificuldades.

    A abordagem ágil que avança muito rapidamente e é adoptada em projetos das empresas atualmente exige uma equipe que tome decisões e responda a fatores internos e externos quando necessário, em vez de aguardar as diretivas de um único gerente de projeto.

    Embora os benefícios específicos que o gerenciamento colaborativo de projetos oferece em relação à abordagem tradicional dependam das características de projetos individuais, há um conjunto de benefícios típicos que você pode esperar usando gerenciamento colaborativo de projetos.

    Promove o alinhamento da equipe

    Em vez de fazer com que os membros da equipe se preocupem apenas com as tarefas para as quais foram designados, o gerenciamento colaborativo do projeto os obriga que se interessem em todo o processo. Quando os membros da equipe têm esse nível de propriedade, eles começam a ver seus próprios objetivos dentro do contexto geral do projeto, o que melhora seu desempenho.

    O Bitrix24 fornece aos usuários uma "rede social" em sua plataforma de gerenciamento de projetos. Isso efetivamente dá a cada membro da equipe uma visão sobre os acontecimentos de outros colaboradores, reforçando o compromisso com todo o projeto, em vez de apenas uma única área de especialização.

    Economiza Tempo e Esforço

    Com toda a equipe trabalhando em conjunto e envolvida nas decisões durante todo o ciclo de vida do projeto, você elimina a necessidade de gastar tempo e esforço criando documentação formal tradicionalmente associada ao gerenciamento de projetos.

    Essa documentação é frequentemente usada como uma ferramenta para comunicar os requisitos e atualizações do projeto. Já que o gerenciamento de projetos colaborativo força a comunicação, a documentação não é necessária ou é possível atingir os mesmos objetivos com documentação enxuta.

    Aumenta a Produtividade

    Em vez de ter um punhado de membros da equipe que são responsáveis pela maioria das tarefas, o processo colaborativo de gerenciamento de projetos distribui e aloca tarefas de forma mais eficiente aos membros da equipe que têm as habilidades e o tempo necessário para executá-las.

    O Bitrix24 possui uma ferramenta incorporada de Planejamento de Carga de Trabalho do Funcionário, que torna incrivelmente simples identificar e atribuir tarefas ao membro da equipe mais adequado. Os recursos de acompanhamento de tempo e relatórios mensais automatizados eliminam a adivinhação de otimizar a produtividade de sua equipe.

    Melhora a comunicação

    O gerenciamento colaborativo de projetos está focado em ter linhas de comunicação claras e abertas entre todos os membros da equipe e um local centralizado para essa comunicação. Isso facilita o processo de melhorar a eficiência e a eficácia de comunicação para os membros de sua equipe.

    O Bitrix24 oferece as ferramentas de comunicação em tempo real fáceis de usar, fazendo com que os membros da sua equipe tenham toda a forma de comunicação precisa para trabalhar em colaboração em uma única ferramenta integrada.

    Promove Inovação

    Quando você fornecer acesso completo aos dados e capacitar seus funcionários para tomar decisões, os membros da equipe se tornam encorajados a aceitar novas ideias e desenvolver soluções inovadoras.

    Comunicações em tempo real entre membros de equipes de diferentes disciplinas os obriga a desafiar seus preconceitos e não ficar presos em uma câmara de ressonância. O Bitrix24 oferece fácil colaboração de documentos, o que significa que é incrivelmente simples obter feedback dos membros da equipe ou iniciar uma discussão sobre uma parte do trabalho.

    Por que você precisa uma ferramenta certa

    Embora os benefícios do gerenciamento colaborativo de projetos sejam claros, a execução de uma estratégia bem-sucedida de gerenciamento de projetos colaborativo impõe obstáculos.

    É pouco provável que todos os membros da sua equipe tenham treinamento formal ou informal em gerenciamento de projetos. Haverá uma lacuna em conhecimentos e capacidade gerencial entre os membros da equipe mais experientes e os restantes.

    O crescente uso de equipes remotas, muitas vezes em vários locais, apresenta outra dificuldade. Ter membros da equipe deslocados geograficamente impede a colaboração efetiva, dificultando que todos tenham o nível de contribuição que o processo exige.

    A melhor maneira de superar esses e outros obstáculos é através do uso do Bitrix24, desenhado especificamente para melhorar a colaboração da equipe e o gerenciamento de projetos.

    Com uma única plataforma usada para toda a comunicação, gerenciamento de projetos, acesso a documentação relevante e muito mais, é muito mais fácil para sua equipe promover a colaboração efetiva de projetos.

    Palavra final

    À medida que nosso mundo se torna cada vez mais conectado, a colaboração eficaz não é apenas uma boa prática de gerenciamento de projetos, mas também uma vantagem competitiva.

    Ao adotar uma abordagem eficaz de gerenciamento colaborativo de projetos, sua organização estará em melhor posição para entregar projetos bem-sucedidos dentro do prazo e do orçamento.

    Projetos complexos com grandes equipes em diferentes locais não vão a lugar algum em breve. Por sorte, a ferramenta certa para encará-los de frente está ao seu alcance.


    O Bitrix24 é uma solução de gerenciamento de projetos on-line gratuita com projetos, tarefas e subtarefas ilimitadas. Ele vem com controle de tempo, automação de tarefas, gráfico de Gantt, gerenciamento de documentos e ferramentas de colaboração de tarefas, como bate-papo em grupo e conferências de vídeo. Use o código promocional TIP10 ao cadastrar sua conta gratuita do Bitrix24 para ganhar 10 GB adicionais.

4,000,000+
empresas
já estão usando o Bitrix24